Korespondencja kierowana do radnych jest uprzednio otwierana i rejestrowana w urzędzie gminy. Pracownicy urzędu gminy mogą zatem zapoznać się z danymi osób, które w pismach mogą zgłaszać np. nieprawidłowości dotyczące działania urzędu
Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynęło w ostatnich latach wiele wniosków radnych z różnych miejsc w Polsce. Zwracają uwagę, że kierowana do nich korespondencja jest uprzednio otwierana i rejestrowana w urzędzie.
Procedura obiegu korespondencji pozostaje kwestią techniczną i organizacyjną działania danego urzędu. Jednak skala wniosków kierowanych do RPO wskazuje na konieczność przyjrzenia się bliżej kwestii tajemnicy korespondencji radnych.
Chodzi szczególnie o kontekst możliwego zapoznania się pracowników urzędu gminy z danymi osobowymi nadawców, którzy mogą zgłaszać radnemu nieprawidłowości dotyczące działania samego urzędu.
Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym radny utrzymuje stałą więź z mieszkańcami oraz ich organizacjami, a w szczególności przyjmuje zgłaszane przez mieszkańców gminy postulaty i przedstawia je organom gminy do rozpatrzenia.
Dlatego Stanisław Trociuk zwrócił się do prezesa UODO o opinię w tej sprawie.
RPO