System ROBUS powstał w ramach projektu Ministerstwa Sprawiedliwości realizowanego w latach 2016 – 2019 pod nazwą „Wymiana danych pomiędzy sądami powszechnymi a samorządami zawodowymi”

Interpelacja nr 13015 z 20 października 2025 r. do ministra sprawiedliwości w sprawie funkcjonowania systemu ROBUS (Rejestr Osób Biorących Udział w Postępowaniach Sądowych) oraz zasad przetwarzania danych osobowych w tym systemie. Zgłaszający: poseł Grzegorz Płaczek.

Szanowny Panie Ministrze,

z informacji i dokumentów, jakie dotarły do mojego biura poselskiego, wynika, iż w strukturach wymiaru sprawiedliwości funkcjonuje system informatyczny ROBUS – Rejestr Osób Biorących Udział w Postępowaniach Sądowych.

Z ustaleń wynika, że:

– system ROBUS gromadzi dane osób uczestniczących w postępowaniach sądowych, w tym radców prawnych i adwokatów,

– ROBUS miał automatycznie pobierać dane osobowe – w tym numery PESEL – z portalu informacyjnego sądów,

– samorządy zawodowe radców prawnych i adwokatów przekazują do tego systemu dane swoich członków, w tym dane o charakterze prywatnym, jak adresy zamieszkania, mimo że nie są one niezbędne do celów zawodowych,

– osoby, do których należą dane, najprawdopodobniej nie zostały poinformowane o istnieniu systemu ROBUS, nie wyraziły zgody na przetwarzanie ich danych osobowych oraz nie otrzymały żadnych informacji o celach, zakresie i podstawie prawnej przetwarzania danych w tym systemie.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych osobowych przez organy publiczne wymaga jednoznacznej podstawy prawnej określającej cel, zakres oraz sposób ich przetwarzania.

W związku z powyższym proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

Kiedy powstał system ROBUS, na czyje zlecenie został uruchomiony oraz w jakim celu gromadzi i przetwarza dane osobowe?

Kto jest właścicielem systemu ROBUS oraz jaki podmiot finansuje jego utrzymanie i rozwój?

Kto jest administratorem danych osobowych gromadzonych w systemie ROBUS?

Na jakiej podstawie prawnej zbierane są dane osobowe radców prawnych i adwokatów, w tym dane o charakterze prywatnym (np. numery PESEL, adresy zamieszkania, dane z extranetu)?

Komu udostępniane są dane zgromadzone w systemie ROBUS i w jakim celu – w szczególności dane takie jak numer PESEL czy adres prywatny?

Czy Ministerstwo Sprawiedliwości sprawuje nadzór nad funkcjonowaniem systemu ROBUS, a jeśli tak – w jakim zakresie i na jakiej podstawie?

Czy osoby, których dane są przetwarzane w systemie ROBUS, zostały poinformowane o tym fakcie zgodnie z art. 13 i 14 RODO? Jeśli tak, to przez kogo i kiedy?

Uprzejmie proszę o precyzyjne odpowiedzi na powyższe pytania, stosując się do nadanej przeze mnie numeracji.

Arkadiusz Myrcha, sekretarz stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości:

Ad 1

System ROBUS powstał w ramach projektu Ministerstwa Sprawiedliwości realizowanego w latach 2016 – 2019 pod nazwą „Wymiana danych pomiędzy sądami powszechnymi a samorządami zawodowymi”. System ROBUS nie pobiera danych z Portalu Informacyjnego, zasilany jest danymi od poszczególnych samorządów zawodowych i działa na podstawie przepisów wskazanych w odpowiedzi na pytanie nr 4 i w zakresie danych tam wskazanych. System powstał w celu realizacji przepisów ustaw wskazanych w odpowiedzi na pytanie nr 4.

Projekt odpowiada na potrzeby w zakresie usprawnienia dostępu sądów powszechnych do aktualnej, zbiorczej informacji o profesjonalnych uczestnikach postępowania sądowego, tj. o: radcach prawnych, adwokatach, rzecznikach patentowych, komornikach, prokuratorach, radcach prawnych Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, odpowiednio aplikantach i asesorach, a w konsekwencji bieżącego wsparcia funkcjonowania jednostek organizacyjnych wymiaru sprawiedliwości. Projekt stanowi realizację obowiązku nałożonego przepisami prawa w zakresie udostępniania sądom (i pozostałym podmiotom wskazanym w ustawie) aktualnej informacji o zawodowych podmiotach uczestniczących w postępowaniu sądowym, którzy są wpisani na właściwe listy.

Ad 2

Właścicielem Systemu jest Skarb Państwa – Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. Utrzymanie i rozwój finansowane są z budżetu Ministerstwa Sprawiedliwości

Ad 3

Zasady przetwarzania w nich danych oraz zakres i zasady odpowiedzialności przypisanych w tych systemach właściwym administratorom regulują przepisy art. 175 da ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 334), dalej: PUSP, odpowiednie zarządzenia Ministra Sprawiedliwości wydane w oparciu o art. 175 da § 7 PUSP oraz przyjęte przez wszystkie sądy powszechne i Ministra Sprawiedliwości „Zasady współadministrowania”. Dokument ten identyfikuje dwa rodzaje administratorów: 1) technicznych – odpowiedzialnych za aspekty techniczne funkcjonowania sądowych systemów teleinformatycznych, w tym m.in. za utrzymanie i udostępnianie sądowych systemów teleinformatycznych w ramach odpowiednio powierzonych im zadań (Minister Sprawiedliwości oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu) oraz 2) merytorycznych – tj. sądy korzystające z udostępnionych systemów w celu realizacji kompetencji regulowanych właściwymi przepisami prawa (np. sprawowanie wymiaru sprawiedliwości, działalność administracyjna, czynności kadrowo – finansowe, itp.).

Ad 4

ROBUS (Rejestr Osób Biorących Udział w Postępowaniach) odpowiada na potrzeby w zakresie usprawnienia dostępu sądów powszechnych do aktualnej, zbiorczej informacji o profesjonalnych uczestnikach postępowania sądowego. Na ten moment w ROBUS znajdują się dane o: a. radcach prawnych (pobrane od KRRP), b. adwokatach (pobrane od NRA), c. prawnikach zagranicznych (pobrane od NRA i KRRP), d. rzecznikach patentowych (pobrane od Urzędu Patentowego), e. prokuratorach, f. radcach prawnych Prokuratorii Generalnej Rzeczpospolitej Polskiej, g. komornikach sądowych, oraz odpowiednio o aplikantach i asesorach.

Naczelna Rada Adwokacka (NRA) – art. 58a ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1564 r. ze zm.). „58a. Naczelna Rada Adwokacka zapewnia sądom, Ministrowi Sprawiedliwości, Prokuratorowi Generalnemu, prokuratorom powszechnych i wojskowych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz prokuratorom Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu dostęp do list, o których mowa w art. 49 ust. 1 i 2, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w zakresie imienia i nazwiska adwokata, aplikanta adwokackiego lub prawnika zagranicznego, numeru PESEL, o ile adwokat, aplikant adwokacki lub prawnik zagraniczny go posiada, daty uchwały o wpisie na listę i numeru wpisu na listę, daty uchwały o skreśleniu z listy, informacji o zawieszeniu w czynnościach zawodowych, w przypadku adwokatów i prawników zagranicznych – formy wykonywania zawodu i adresu siedziby zawodowej, a w przypadku aplikantów adwokackich – informacji o prawie zastępowania adwokata w zakresie określonym w art. 77 ust. 1 i 2.”

Krajowa Rada Radców Prawnych (KRRP) – art. 601 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. – o radcach prawnych (tj. Dz. U. z 2024 r., poz. 499 r. ze zm.). „601 . 1) Krajowa Rada Radców Prawnych zapewnia sądom, Ministrowi Sprawiedliwości, Prokuratorowi Generalnemu, prokuratorom powszechnych i wojskowych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz prokuratorom Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu dostęp do list, o których mowa w art. 52 ust. 4 i 5, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w zakresie imienia i nazwiska radcy prawnego, aplikanta radcowskiego lub prawnika zagranicznego, numeru PESEL o ile radca prawny, aplikant radcowski lub prawnik zagraniczny go posiada, daty uchwały o wpisie na listę i numer wpisu na listę, daty uchwały o skreśleniu z listy, w przypadku radców prawnych i prawników zagranicznych – informacji o zawieszeniu prawa do wykonywania zawodu radcy prawnego, formy wykonywania zawodu i adresu do doręczeń, a w przypadku aplikantów radcowskich – informacji o zawieszeniu w prawach aplikanta radcowskiego oraz informacji o prawie określonym w art. 351 ust. 1 i 2.” 3. Urząd Patentowy (UP) – art. 25a ustawy z dnia 11 kwietnia 2001 r. o rzecznikach patentowych (Dz. U. z 2024 r., poz. 749 ze zm.). „25a. 1) Na podstawie aktualnych informacji przekazywanych przez Krajową Radę Rzeczników Patentowych Urząd Patentowy prowadzi w systemie teleinformatycznym listę rzeczników patentowych oraz aplikantów, która zawiera imię i nazwisko rzecznika patentowego lub aplikanta, datę uchwały o wpisie na listę i numer wpisu na listę oraz datę skreślenia z listy, informację o zawieszeniu prawa wykonywania zawodu rzecznika patentowego, a w przypadku aplikantów – także rok aplikacji rzecznikowskiej.

2. Urząd Patentowy zapewnia sądom dostęp do listy rzeczników patentowych i aplikantów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.”

Prezes Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej – art. 50 ust. 3 ustawy z dnia 15 grudnia 2016 r. o Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1192 ze zm.). „50.

3) Prezes Prokuratorii Generalnej zapewnia sądom dostęp do wykazu radców za pośrednictwem systemu teleinformatycznego”. 5. Prokuratura Krajowa – art. 134 ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 390). „Art. 134 § 6. Prokurator Generalny zapewnia sądom dostęp do wykazu prokuratorów i asesorów prokuratury za pośrednictwem systemu teleinformatycznego”.

Rada Komornicza (KRK) – art. 221 ustawy o komornikach sądowych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1458 ze zm.). „2. Krajowa Rada Komornicza zapewnia sądom prowadzącym postępowania wieczystoksięgowe oraz sądom prowadzącym postępowania, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz. U. z 2021 r., poz 1909), dostęp do list oraz wykazu, o których mowa w art. 217-219, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w celu automatycznej weryfikacji komorników, zastępców komorników oraz asesorów komorniczych. 2a. Krajowa Rada Komornicza zapewnia sądom dostęp do list oraz wykazu, o których mowa w art. 217-219, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w celu automatycznej weryfikacji komorników, zastępców komorników i asesorów komorniczych wykonujących w Krajowym Rejestrze Zadłużonych zadania, o których mowa w art. 9 ust. 3 i 4 oraz art. 11 ust. 8 i 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Krajowa Rada Komornicza zapewnia Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do list oraz wykazu, o których mowa w art. 217-220, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w celu automatycznej weryfikacji komorników, zastępców komorników, asesorów i aplikantów.

3. Krajowa Rada Komornicza zapewnia Ministrowi Sprawiedliwości dostęp do list oraz wykazu, których mowa w art. 217-220, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego”.

Ad 5

Dane udostępniane są podmiotom wskazanym w ustawach opisanych w odpowiedzi na pytanie nr 4, w celach tam wskazanych. Zakres danych został ściśle określony na poziomie ustaw. System ROBUS pobiera wyłącznie te dane z systemów samorządów zawodowych, które wynikają z przywołanych powyżej przepisów.

Ad 6

Minister Sprawiedliwości na podstawie art. 175 da § 7 PUSP w zw. z § 7 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 października 2024 r. w sprawie powierzenia dyrektorom sądów apelacyjnych wykonywania zadań związanych z informatyzacją sądownictwa w obszarze projektowania, wdrażania, utrzymywania oraz zapewnienia bezpieczeństwa sądowych systemów teleinformatycznych.

Ad 7

W zakresie art. 13 RODO właściwym podmiotem są samorządy zawodowe. W zakresie art. 14 RODO należy wskazać, że zgodnie z motywem 62 RODO udzielenie informacji nie jest konieczne, jeżeli osoba, której dane dotyczą dysponuje tymi informacjami, jeżeli utrwalenie lub ujawnienie danych jest wyraźnie przewidziane prawem. Ustawowe podstawy prawne zostały wskazane w odpowiedzi na pytanie nr 4.

Pytania do Mirosława Wróblewskiego – prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

– Czy w sprawie systemu ROBUS wpłynęły do urzędu skargi ze strony osób, których dane zostały pobrane do systemu?

– Jeśli tak, to ile skarg wpłynęło do dzisiaj?

– Czy w sprawie legalności przetwarzania danych osobowych przez system ROBUS, UODO prowadziło/i wyjaśnienia/postępowania?

K. Czartoryski

M. Branicka

foto: Pixabay