Wprowadzenie centralnego Systemu Rejestrów Państwowych ujawniło szereg niezgodności w danych o obywatelach, które wcześniej były gromadzone w odrębnych, lokalnych rejestrach. Przygotowanie, a także udostępnienie Systemu obarczone było wieloma problemami. W efekcie spowodowało to utrudnienia w załatwianiu spraw zarówno obywatelom, jak i urzędom korzystającym z nowego rejestru

Największe problemy wiązały się z brakami w funkcjonalnościach, wykorzystywanej do bieżącej obsługi spraw obywateli. Niepokój budzi fakt, że zarządzanie bezpieczeństwem Systemu Rejestrów Państwowych, który zawiera bardzo istotne dane o obywatelach, nie zostało kompleksowo zorganizowane i uregulowane.

Od 1 marca 2015 r. zastąpiono lokalne systemy informatyczne w urzędach miast i gmin, wykorzystywane m.in. do obsługi spraw z zakresu stanu cywilnego i ewidencji ludności, jednym ogólnokrajowym elektronicznym Systemem Rejestrów Państwowych (SRP).System ten to centralny rejestr państwa, który łączy najważniejsze ewidencje.

Tworzy go m.in. Rejestr PESEL, Rejestr Dowodów Osobistych oraz Rejestr Stanu Cywilnego.System Rejestrów Państwowych wykorzystywany jest przez urzędy miast i gmin oraz urzędy stanu cywilnego przy załatwianiu spraw dotyczących m.in. dowodów osobistych, meldunków, aktów stanu cywilnego (czyli aktów: urodzenia, małżeństwa, zgonu). Do obsługi systemu służy aplikacja "Źródło", tj. program do przetwarzania danych gromadzonych w Systemie Rejestrów Państwowych.

Na wykonanie Systemu Rejestrów Państwowych wydano 109 mln zł, a jego utrzymanie do 30 czerwca 2019 r. będzie kosztowało kolejne 97 mln zł. NIK ocenia, że przygotowanie i udostępnienie Systemu Rejestrów Państwowych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (MSW) oraz Centralny Ośrodek Informatyki (COI) obarczone było wieloma błędami. Z tego powodu, w trakcie użytkowania rejestru wystąpiły utrudnienia dla obywateli oraz urzędów.

Po wdrożeniu Systemu Rejestrów Państwowych w kontrolowanych urzędach wystąpiły opóźnienia w wydawaniu obywatelom odpisów aktów stanu cywilnego. Główną przyczyną opóźnień było niezapewnienie przez MSW, na etapie przygotowywania systemu, przeniesienia aktów stanu cywilnego dotychczas zgromadzonych w lokalnych systemach informatycznych do centralnego. Spowodowało to konieczność ich pojedynczego przenoszenia (w celu wydania odpisu) z wykorzystywanego w gminie systemu informatycznego lub wprowadzenia tych aktów do systemu z papierowej księgi stanu cywilnego. Zaniechanie to przyczyniło się do wzrostu kosztów załatwiania spraw z zakresu stanu cywilnego, zwłaszcza w dużych miastach. W 54 proc. badanych urzędów nastąpił wzrost zatrudnienia osób zajmujących się sprawami stanu cywilnego (największy w Urzędzie m.st. Warszawy - o 48 osób). Według szacunków gmin pojedyncze przenoszenie aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych potrwałoby co najmniej kilka lat. Ministerstwo Cyfryzacji i Centralny Ośrodek Informatyki przystąpiły do opracowania rozwiązania umożliwiającego zbiorcze przeniesienie danych do Systemu (udostępnienie planowane na II kw. br.).

Po udostępnieniu SRP ujawniło się wiele usterek, m.in. braków w funkcjonalnościach aplikacji „Źródło”, wykorzystywanej w urzędach do załatwiania spraw obywateli. Centralny Ośrodek Informatyki i Minister Cyfryzacji (który od 2016 r. przejął nadzór nad SRP) podjęli działania w celu wyeliminowania stwierdzonych błędów i wprowadzenia oczekiwanych przez użytkowników usprawnień. Użytkownicy aplikacji „Źródło” zwracali uwagę na potrzebę ułatwienia obsługi załatwiania spraw z wykorzystaniem tego programu, gdyż np. wydanie kilku odpisów tego samego aktu stanu cywilnego wymagało wielokrotnego powtarzania tych samych czynności w aplikacji. W ocenie NIK, dla zapewnienia sprawnego i bezpiecznego załatwiania spraw z wykorzystaniem Systemu Rejestrów Państwowych niezbędne są dalsze działania naprawcze.

Pomimo 2-miesięcznego opóźnienia w uruchomieniu Systemu oraz licznych problemów z aplikacją „Źródło” w urzędach stanu cywilnego, udostępnienie Systemu Rejestrów Państwowych umożliwiło obywatelom załatwianie spraw w zakresie wydawania dowodów osobistych oraz aktów stanu cywilnego (dotyczących urodzenia, małżeństwa, zgonu) w dowolnym urzędzie gminy, niezależnie od miejsca zamieszkania.

Wprowadzenie Systemu Rejestrów Państwowych ujawniło liczne rozbieżności w danych o obywatelach zgromadzonych w poszczególnych rejestrach wchodzących w skład SRP. Dotyczyły one najczęściej: braku nazwiska rodowego wnioskodawcy; błędów w imionach, nazwiskach, miejscu urodzenia i danych rodziców; braku aktualnego stanu cywilnego; błędów w kodach pocztowych, czy np. braku serii, numeru i daty ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego. NIK ocenia jednak, że wdrożone już w Systemie mechanizmy weryfikacji danych przyczyniają się do stałej poprawy jakości danych znajdujących się w rejestrach.

Analiza próby 683 wniosków składanych przez obywateli, dotyczących dowodu osobistego i uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego wykazała, że w 122 (18 proc.) przypadkach na etapie weryfikacji wniosków zidentyfikowano rozbieżności zarówno pomiędzy danymi zgromadzonymi w poszczególnych rejestrach wchodzących w skład Systemu Rejestrów Państwowych (PESEL, Rejestr Dowodów Osobistych, Baza Usług Stanu Cywilnego), jak i pomiędzy danymi zawartymi we wnioskach a wymienionymi rejestrami.

We wszystkich tych przypadkach podejmowano działania mające na celu wyjaśnienie zaistniałych rozbieżności - wysyłano zlecenia usunięcia rozbieżności do właściwych urzędów lub usuwano je we własnym zakresie.

Natomiast niepokój budzi fakt, że zarządzanie bezpieczeństwem Systemu Rejestrów Państwowych, który zawiera bardzo istotne dane o obywatelach (takie jak: imię, nazwisko, nr PESEL, adres zameldowania czy stan cywilny) nie zostało kompleksowo zorganizowane i uregulowane. NIK stwierdziła, że kontrolowani na ogół nie przywiązywali dostatecznej wagi do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania informacji z wykorzystaniem SRP. Polityka bezpieczeństwa dotycząca tego systemu (opracowana przez ówczesne MSW) nie zawierała szczegółowych rozwiązań, umożliwiających sprawne i skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem Systemu Rejestrów Państwowych. Audyty i testy bezpieczeństwa SRP przeprowadzone były jedynie w trakcie jego wytwarzania i wdrażania, natomiast przez niemal półtora roku od jego uruchomienia nie przeprowadzono audytu/testu bezpieczeństwa.

W 62 proc. kontrolowanych urzędów miast nie opracowano i nie wdrożono polityk bezpieczeństwa informacji. Ponadto w 23 proc. badanych urzędów nie przestrzegano wymogu zablokowania dostępu do Internetu na komputerach wykorzystywanych do pracy z SRP, z czym wiąże się ryzyko uzyskania dostępu do danych obywateli przez osoby nieuprawnione. Z kolei w 38 proc. badanych urzędów miast wystąpiły nieprawidłowości w zakresie blokowania lub odbierania dostępu do aplikacji „Źródło” byłym pracownikom. W 23% badanych urzędów nie przeprowadzano obowiązkowego corocznego audytu w zakresie bezpieczeństwa informacji w systemach informatycznych.

Najwyższa Izba Kontroli podkreśla, że zapewnienie bezpieczeństwa danych w Systemie Rejestrów Państwowych jest niezwykle istotne, ponieważ rejestry tworzące go zawierają szczegółowe dane o obywatelach, m.in. numer PESEL, datę urodzenia, zameldowanie. Biorąc pod uwagę potrzebę wzmocnienia bezpieczeństwa, NIK przekaże informację o wynikach kontroli drogą elektroniczną do wszystkich prezydentów miast, burmistrzów i wójtów.

NIK zwróciła także uwagę, że ustalone w umowie między Ministerstwem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki okresy rozwiązywania i usuwania problemów związanych z bieżącym funkcjonowaniem SRP są zbyt długie. Zgodnie z tą umową w przypadku wystąpienia w SRP tzw. incydentu krytycznego, usuwanie awarii może trwać nawet trzy dni, co może oznaczać trzydniową przerwę w działaniu systemu w całym kraju, a w konsekwencji brak możliwości bieżącej rejestracji narodzin, małżeństw czy zgonów.

Wraz z uruchomieniem Systemu Rejestrów Państwowych udostępniono cztery e-usługi:

1) Sprawdź swoje dane w rejestrze PESEL,

2) Sprawdź, czy dowód jest unieważniony,

3) Sprawdź swoje dane w Rejestrze Dowodów Osobistych,

4) Sprawdź, czy dowód osobisty jest gotowy.

Ponadto, w 2015 r. poprzez stronę internetową www.obywatel.gov.pl zostały udostępnione inne e-usługi, dzięki którym możliwe jest: złożenie przez Internet wniosku o wydanie dowodu osobistego oraz wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, a także zgłoszenie utraty dowodu osobistego.

NIK zauważa, że Ministerstwo Cyfryzacji oraz Centralny Ośrodek Informatyki podjęli działania w celu wyeliminowania stwierdzonych błędów w SRP, a także wprowadzenia oczekiwanych przez użytkowników funkcjonalności. Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało w ostatnim czasie usprawnienia do systemu, które mają pomóc w poprawie jakości działania centralnego rejestru. NIK zwraca uwagę, że należy kontynuować ten proces, a także wprowadzać rozwiązania poprawiające działanie poszczególnych funkcjonalności, wykorzystywanych przez użytkowników końcowych (urzędy miast i gmin) elektronicznego Systemu Rejestrów Państwowych. Aktywne włączenie w te prace użytkowników końcowych może wpłynąć na wyeliminowanie szeregu błędów w działaniu systemu, a także ułatwić jego rozwój.

Wnioski po kontroli NIK

do Ministra Cyfryzacji (w celu usprawnienia załatwiania spraw obywateli dotyczących dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych w SRP). Dotyczą m.in.:opracowania szczegółowych procedur w ramach Polityki bezpieczeństwa dotyczącej SRP,

przeprowadzenia migracji danych z lokalnych systemach informatycznych urzędów do SRP,

zapewnienia usunięcia przez COI pozostających jeszcze błędów w oprogramowaniu oraz poprawy funkcjonalności SRP pod kątem wymagań użytkowników.

do burmistrzów i prezydentów miast:zapewnienie terminowego przenoszenia aktów stanu cywilnego do SRP na wnioski innych urzędów w celu sprawnego załatwiania spraw obywateli,opracowanie i wdrożenie polityki bezpieczeństwa informacji oraz przeprowadzania corocznych audytów bezpieczeństwa informacji,uniemożliwienie dostępu do Internetu na komputerach, na których wykorzystywana jest aplikacja „Źródło”,niezwłoczne odbierania pracownikom uprawnień w chwili zakończenia zatrudnienia lub zmiany zakresu obowiązków.

Kontrola dotycząca Systemu Rejestrów Państwowych stanowi kontynuację podejmowanych przez NIK kontroli informatyzacji państwa.

W ostatnich latach Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła m.in. kontrole na temat:

1) świadczenia usług publicznych w formie elektronicznej na przykładzie wybranych jednostek samorządu terytorialnego;

2) realizacji przez podmioty wykonujące zadania publiczne obowiązku dostosowania ich stron internetowych do potrzeb osób niepełnosprawnych;

3) wdrażania wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz Krajowych Ram Interoperacyjności;

4) promulgacji prawa w wersji elektronicznej,

5) realizacji przez podmioty państwowe zadań w zakresie ochrony cyberprzestrzeni Rzeczypospolitej Polskiej,

6) zapewnienia bezpieczeństwa działania systemów informatycznych wykorzystywanych do realizacji zadań publicznych,

7) realizacji i wdrażania Projektu Emp@tia - platformy komunikacyjnej obszaru zabezpieczenia społecznego. Kwestie te są bardzo istotne dla zapewnienia sprawnego, bezpiecznego funkcjonowania państwa i usprawnienia załatwiania spraw obywateli i przedsiębiorców.

Wyniki badania przeprowadzonego w 2016 r. przez Ministerstwo Cyfryzacji („e-Administracja w oczach internautów 2016” - wyniki badania na stronie Ministerstwa Cyfryzacji) wskazują, że 61% Polaków chciałoby załatwiać przez Internet sprawy związane z wydaniem/wymianą dowodów osobistych, ponad 20% obywateli jest zainteresowanych rejestracją urodzenia dziecka czy też dokonaniem meldunku tą drogą. Warto jednak zauważyć, że dotychczas korzystanie z udostępnionych e-usług nie cieszy się dużym zainteresowaniem.

Z ww. badania Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że w 2016 r. w porównaniu z 2014 r. nastąpił nieznaczny spadek liczby obywateli, którzy preferują załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Zgodnie z opublikowanym w 2016 r. przez Komisję EuropejskąRaportem o postępie cyfrowym Europy, który pokazuje cyfrowy rozwój poszczególnych krajów, Polska zajmuje 22. miejsce wśród 28 państw Unii Europejskiej.

Kontrolę przeprowadzono w 14 jednostkach, tj. w: Centralnym Ośrodku Informatyki oraz 13 wybranych urzędach miast i gmin w województwach: dolnośląskim, mazowieckim, podlaskim.

LS, NIK